Come rimanere concentrati al lavoro

Le persone spesso fanno dei piani e intendono rispettarli, ma prima di rendersene conto si distraggono. Perdono la concentrazione – e a volte le scadenze diventano critiche e si trovano sotto una crescente pressione. È generalmente a questo punto che smettono di accettare la responsabilità delle loro azioni, rinunciano ai loro obiettivi e danno la colpa a fattori esterni per le loro mancanze. Invece, dovresti cercare di mantenere la tua responsabilità e la tua professionalità usando particolari strategie per rimanere concentrato.

Due modi per rimanere concentrati sono scoraggiare i colleghi troppo socievoli quando devi fare il tuo lavoro ed evitare di perdere tempo.

Ricorda che anche se sei distratto solo per cinque minuti, ci vorranno altri cinque minuti o giù di lì per ritrovare i tuoi pensieri – aggiungendo più tempo sprecato di quanto tu possa pensare.

Imparare come evitare che i colleghi troppo socievoli ti distraggano mentre cerchi di concentrarti può essere fatto in tre modi. Puoi essere onesto, usare l’ambiente fisico per far capire che non vuoi essere interrotto e usare il linguaggio del corpo.

Essere onesti

Essere onesti con i colleghi troppo socievoli è un modo diretto per cercare di impedire loro di distrarti. Sottolinea rispettosamente che sei occupato e che ti piacerebbe raggiungerli in un altro momento, magari durante il pranzo. La tua onestà probabilmente li renderà consapevoli del fatto che stai lavorando per una scadenza. Se rimani in silenzio, è probabile che non si rendano nemmeno conto che ti stanno distraendo o che hanno un effetto negativo sulla tua produttività.

Questo non significa che non si dovrebbe avere alcuna interazione sociale al lavoro, ma si dovrebbero mettere da parte tempi specifici per la socializzazione in modo che non impedisca di raggiungere i propri obiettivi di lavoro.

Usare l’ambiente fisico

Puoi usare il tuo ambiente fisico per far capire che preferiresti non essere interrotto. Questo è un approccio leggermente meno diretto che dire semplicemente ai colleghi troppo socievoli che sei occupato. Per esempio, potresti fare qualcosa di semplice come chiudere la tua porta o mettere un cartello per far sapere a tutti che non vuoi essere disturbato.

Se lavori in un ambiente di ufficio aperto, potresti provare a usare una sala riunioni o conferenze per allontanarti da tutti e concentrarti su un lavoro particolare per un’ora o due.

Usa il linguaggio del corpo

Puoi usare il linguaggio del corpo per far passare il messaggio che preferiresti non essere distratto.

Per esempio, puoi evitare il contatto visivo con le persone che sai che potrebbero iniziare una conversazione. Se sei una di quelle persone che possono ascoltare la musica e lavorare allo stesso tempo – ed è permesso nel tuo posto di lavoro – potresti anche indossare delle cuffie per scoraggiare le persone dall’interromperti.

Un esempio

Facciamo un esempio. Adam e Maria sono entrambi team leader nella loro azienda. Ecco come Maria gestisce il tentativo di Andrea di socializzare con lei quando è impegnata.

Andrea: Buongiorno, Maria. Come stai?

Maria: Buongiorno, Andrea. Sto bene, grazie.

Andrea: Ho visto un film molto bello ieri sera. Non crederai ai colpi di scena. Ti piacciono i thriller, vero?

Maria: Sì, e mi piacerebbe parlare del film, ma ti dispiacerebbe parlarmene all’ora di pranzo? Devo finire questo report prima di incontrare il direttore di produzione oggi a mezzogiorno.

Maria è calma.

Andrea: Oh, scusa. Certo, te ne parlerò a pranzo allora.

Maria: Grazie, Andrea. Non vedo l’ora!

Maria fa sapere ad Andrea che ha bisogno di concentrarsi sul suo lavoro invece di entrare in una conversazione non legata al lavoro. Lo fa senza danneggiare la sua relazione con Andrea, perché è diretta, onesta ed educata. Esprime anche un interesse per quello che Andrea vuole dire e organizza il loro incontro durante il pranzo, quando non è impegnata. Andrea riconosce che Maria è impegnata e la lascia lavorare.

Un’altra importante strategia è evitare di perdere troppo tempo in attività amministrative di routine. Compiti come leggere e rispondere ai messaggi di posta elettronica e archiviare sono quelli che si devono svolgere sul posto di lavoro, ma possono anche ostacolare la vostra produttività. Anche se non si dovrebbe cercare di evitare questi compiti, si dovrebbe trovare il modo di completarli in modo più efficiente.

La maggior parte delle persone riceve molti messaggi di posta elettronica e la loro elaborazione può richiedere molto tempo. Per risparmiare tempo, dovresti organizzare i tuoi messaggi di posta elettronica in categorie, separando quelli che richiedono un’azione immediata o risposte da quelli che sono meno rilevanti.

Un altro modo per ridurre al minimo il tempo speso nella posta elettronica è quello di mettere da parte momenti specifici per controllare e rispondere ai messaggi, assicurandosi di trattare la posta elettronica solo in quei momenti – e al massimo, poche volte durante il giorno.

Si possono anche raggruppare o contrassegnare le e-mail a cui si deve rispondere, e poi gestire tutte le risposte in un determinato momento della giornata.

Creare un efficace sistema di archiviazione al lavoro può anche farti risparmiare molto tempo, rendendo più veloce l’archiviazione dei documenti e il loro ritrovamento quando ne avete bisogno.

Affinché un sistema di archiviazione sia efficace, si dovrebbe creare un solo file per ogni argomento e conservarlo nella posizione corretta.

Gli stessi principi si applicano sia che tu stia archiviando i documenti su carta o elettronicamente. I file salvati sul computer o sul portatile – come quelli in un archivio fisico – dovrebbero essere facili da archiviare e da ritrovare.

In teoria, la tecnologia permette agli uomini d’affari di inviare messaggi e-mail dai loro telefoni, avere più di un progetto aperto sui loro computer e avere chat istantanee con le persone senza lasciare la loro scrivania. Questo è ciò che viene chiamato multitasking abilitato dalla tecnologia.

Tuttavia, questo tipo di multitasking non permette di dare tutta la propria attenzione a un solo compito. Le tecnologie in questione significano anche che le persone sono più vulnerabili ad essere distratte.

Cerca di concentrarti su un compito alla volta e su uno strumento tecnologico o un’applicazione. Usa un’applicazione perché ne hai bisogno, non solo perché puoi o perché è disponibile.